¿Cómo calcular el tamaño del pipeline perfecto?

tamaño del pipelineEl tamaño del pipeline que manejamos es sin duda uno de los  grandes indicadores de la salud de este, pero ¿cuán grande debe ser? Tanto directores de ventas como comerciales buscamos ese número mágico al que multiplicaremos los objetivos de ventas para saber si vamos por el buen camino.

 

“El tamaño del pipeline perfecto debe ser tres veces el tamaño de tus objetivos” Miles de profesionales de venta nos hemos enfrentado a esta demoledora frase durante nuestras carreras. Sin embargo, desafortunadamente, no existe un número universal que podamos aplicar ni en todas las empresas ni para todos los comerciales.

 

Ante esta situación tenemos dos opciones, continuar con la clásica regla de los 90, de 3 a 1 o intentar construir un número que se acerque más a la realidad de nuestro día a día.

 

Un pipeline sano es el Santo Grial de nuestra profesión, para mi es una obsesión saber que se está generando pipeline, cómo se genera, cómo evoluciona para cada una de las personas de mi equipo y muchas más preguntas a las que buscar respuesta, si a ti también te “obsesiona” estamos de suerte! Voy  a escribir más artículos sobre el tema y me gustaría mucho saber tu opinión y que nos ayudemos a mejorar. Si acabas de caer en este blog, te aconsejo que antes de seguir con este artículo te leas primero este otro: Pipeline ¿Qué es y para que sirve?

 

En este artículo quiero sugeriros algunas pistas para evaluar si el tamaño del pipeline es el adecuado, lo voy a dividir en dos bloques, un cálculo “básico” y otro “avanzado”

 

Factores para el cálculo del tamaño del pipeline

 

Para el cálculo básico del tamaño del pipeline, los factores que tenemos que tener en cuenta para encontrar el número mágico son principalmente 2, tasa de cierre y objetivos de ventas. Para el cálculo avanzado añadiremos otros factores que debemos tener en cuenta como el estado de la oportunidad y el factor tiempo.

 

Esta fórmula se parece a la de velocidad de ventas que os describí en el whitepaper “conoce tu campo de juego” añadiendo el factor de los objetivos de ventas

 

 

Tasa de cierre

 

Esta es la primera variable que debemos conocer para encontrar el tamaño del pipeline perfecto.

 

Debemos establecer un periodo de tiempo (1 año, 1 semestre o 1 trimestre), idealmente este periodo de tiempo debería ser el mismo sobre el que más tarde realizaremos los análisis de pipeline.

 

Calcularemos la tasa de cierre dividiendo las ventas que hemos tenido en ese periodo de tiempo entre el pipeline que teníamos. Es decir si en un año hemos facturado 5 millones de euros y el pipeline que teníamos en ese mismo año era de 25 millones nuestra tasa de cierre es del 20% (5M€ dividido por 25M€).

 

Si disponemos de datos históricos podemos calcular la tasa de cierre de varios periodos para así conseguir un dato más exacto.

 

Objetivos comerciales

 

A diferencia con la velocidad de ventas, no podemos calcular un tamaño ideal de pipeline sin los objetivos comerciales.

 

Lo ideal es utilizar los objetivos comerciales para el mismo periodo de tiempo sobre el que hemos calculado la tasa de cierre, de esa manera el cálculo será más exacto. A continuación, vamos a ver un ejemplo para que nos quede más claro.

 

Si tenemos unos objetivos de 3M€ para ese periodo de tiempo, el pipeline ideal lo encontraremos dividiendo esos 3M€ por el 20% que hemos calculado anteriormente, 15M€ es la cifra “mágica” de tamaño de pipeline que deberíamos tener para poder decir que tenemos un pipeline sano.

 

Hasta aquí sería el ejercicio más matemático para saber el tamaño de pipeline ideal, este ejercicio es totalmente válido y de hecho es en el que se apoyan la mayoría de las multinacionales.

 

En mi experiencia muchas veces ni se llega a hacer este ejercicio que como veis no es muy complicado, si simplemente cambiáis el anticuado 3x por este nuevo multiplicador ya hemos avanzado mucho!

 

Ahora bien, para hacer un cálculo más avanzado hay otros factores que pueden alterar esa cifra, mucho más difíciles de incluir en una fórmula como el estado de la oportunidad y el factor tiempo.

 

Este cálculo avanzado no va a dar como resultado una fórmula (como muchos CRMs se empeñan) sino unos indicadores que podremos usar en nuestras revisiones de pipeline.

 

Estado de la oportunidad y factor tiempo

 

El análisis de pipeline no debe basarse en una foto fija, existe una variable que no podemos olvidar, los plazos, en ventas tenemos que cumplir con los objetivos (sea cual sea la duración) y el pipeline debe estar referido a esos plazos.

 

A partir de ahora vamos a incluir otra variable que es el estado de la oportunidad, en que momento del ciclo de venta se encuentra y que nivel de madurez  tiene la oportunidad. Si no sabéis de qué estoy hablando, leeros estos dos artículos.

 

El paso más importante en el ciclo de ventas 

 

Valoración de oportunidades 

 

Para un cálculo más fino del tamaño del pipeline debemos tener en cuenta en qué momento nos encontramos y que pipeline estamos analizando, dejarme que lo ilustre que un par de ejemplos personales.

 

Si evaluamos sólo tamaño del pipeline total sin ponderar con el estado de la oportunidad no nos va a decir demasiado sobre el verdadero contenido del mismo. Considera esto: Si cerramos el 10% de las oportunidades necesitaremos un pipeline de 10 a 1, pero si nuestra tasa es del 50% sólo necesitaremos un 2 a 1. Si todas las oportunidades están en procesos incipientes del ciclo, entonces necesitarás muchísimas más oportunidades que si en están en una etapa final del ciclo (asumiendo que has definido un ciclo…)

 

Si voy a analizar el tamaño del pipeline de dentro de 2 trimestres, voy a fijarme principalmente en que el cálculo “básico” sea correcto. Sin embargo si voy a analizar el pipeline del trimestre que entra, ese cálculo básico se me queda corto ya que teniendo en cuenta que mi ciclo de ventas es superior a 3 meses las oportunidades que no estén en una fase ya avanzada tienen muy pocas posibilidades de cerrarse en ese trimestre, así pues no considero pipeline del trimestre que entra las oportunidades en fases incipientes.

 

En fases tempranas no nos debe importar tanto el estado de la oportunidad sino el volumen de negocio que estamos moviendo. Sin embargo conforme nos acercamos al final de periodo el estado de la oportunidad es determinante (aunque esto ya es más un ejercicio de forecast que de pipeline) para saber si tenemos pipeline suficiente para conseguir nuestros objetivos.

 

A lo mejor puede ser de utilidad calcular una segunda tasa de cierre de oportunidades maduras, es decir cuántas oportunidades que ya han pasado las primeras fases del ciclo de venta llegamos a cerrar.

 

De hecho en este punto ya estamos mezclado dos ejercicios, el de pipeline y el de forecast.

 

Yo personalmente no reviso nunca el pipeline de un trimestre en curso, ese análisis lo dejo para mis reuniones de forecast, me centro en revisar el pipeline de los dos siguientes trimestres por venir, así me aseguro que estamos construyendo negocio para el medio y largo plazo.

 

De hecho estaros atentos a las próximas entradas en el blog, escribiendo este artículo se me ha ocurrido que deberíamos hablar de como hacer una gestión de pipeline eficaz para multiplicar tus resultados.

 

Me gustaría saber cómo calculáis vosotros vuestro tamaño del pipeline perfecto, si tenéis otras técnicas o usáis el clásico 3 a 1.

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